Komunikacja zunifikowana (Unified Communications) - co to właściwie jest?

Na pewno każdy z nas ma świadomość tego, że bez codziennej komunikacji z współpracownikami żadna firma nie byłaby w stanie działać i rozwijać się.

Każdego dnia w przedsiębiorstwach omawiane są najróżniejsze tematy, a ułatwienie komunikacji między pracownikami pozwala na usprawnienie pracy i szybszą realizację pewnych procesów. Producenci rozwiązań komunikacyjnych stale udostępniają nowe rozwiązania, które mają przyspieszyć pracę, a także zmniejszyć koszty eksploatacji.

W tym artykule zajmiemy się tematyką Unified Communications, czyli komunikacji zunifikowanej. Zapoznamy Państwa z definicją Unified Communications, a także opiszemy zalety takiego rozwiązania w oparciu o popularny produkt 3CX.

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu rozwieje wszelkie wątpliwości i zachęci Państwa do zainteresowania się zakupem opisanych produktów.

Unified Communications – komunikacja zunifikowana

Komunikacja zunifikowana, inaczej nazywana jednolitą, to proces zintegrowania wszystkich wykorzystywanych środków komunikacji, mediów czy urządzeń.

Celem zastosowania komunikacji jednolitej jest umożliwienie kontaktowania się pomiędzy użytkownikami w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca, w którym przebywają. Rozwiązania Unified Communications zostały stworzone po to, aby zoptymalizować procedury biznesowe, a także znacząco usprawnić komunikację międzyludzką.

W skład większości rozwiązań definiowanych jako UC wchodzą usprawnienia takie jak: poszerzenie prezentacji numeru i tożsamości osoby dzwoniącej, funkcjonalność telekonferencji oraz wideokonferencji, możliwość komunikacji Instant Messaging, możliwość przesyłania faksów oraz poczty elektronicznej integracja z zasobami sieciowymi, a także prosty i przejrzysty interfejs.

Jak powinno się tworzyć rozwiązanie komunikacji jednolitej w przedsiębiorstwie?

W momencie podjęcia decyzji o wprowadzeniu rozwiązań UC, warto dokładnie przeanalizować potrzeby firmy i w odpowiedni sposób dobrać produkty z szerokiej oferty dostępnej obecnie na rynku.

Należy zwrócić uwagę na wszystkich zatrudnionych pracowników i ich potrzeby związane z komunikacją. Koniecznie jest także sprawdzenie posiadanego sprzętu pod kątem jego możliwości technicznych i obsługiwanych funkcjonalności – możliwe, że nie będzie konieczne zakupienie wszystkich urządzeń, niektóre z wykorzystywanych wcześniej będą mogły stać się częścią nowowprowadzanych rozwiązań.

W przypadku wprowadzania wirtualnej centrali telefonicznej, często wystarcza tylko zainstalowanie odpowiednich aplikacji, aby dostosować sprzęty do wymagań nowego systemu. Warto przygotować dokładny i przejrzysty plan modernizacji infrastruktury, według którego przeprowadzane będą zmiany; trzeba też trzymać się tego planu, aby nie generować zbędnych wydatków i utrudnień.

Wielu przedsiębiorców decyduje się na przejście na rozwiązania Unified Communications w momencie, gdy tworzą w firmie centrum obsługi klienta – jest to połączenie dwóch sporych inwestycji, które w dużym stopniu na siebie zachodzą. Zarówno nowoczesne centra obsługi, jak i rozwiązania UC bazują na komunikacji poprzez IP, dlatego wykonania tych inwestycji jednocześnie może okazać się znacznie bardziej opłacalne.

Bardzo istotnym etapem jest również przeprowadzanie szkolenia da wszystkich pracowników, którzy docelowo mają korzystać z wprowadzonych rozwiązań – znajomość systemów, z którymi się pracuje jest niezbędna, żeby móc działać sprawnie i faktycznie wykorzystywać wszystkie ułatwienia. Komfort pracy będzie znacznie większy, a pracownicy będą wykorzystywać swoje obowiązki wydajniej i szybciej.

Ten krok jest niezwykle ważny i nie należy go pomijać, ponieważ paradoksalnie może to zwiększyć wydatki związane z wprowadzaniem rozwiązań komunikacji zunifikowanej.

Jako jedną z najważniejszych zalet komunikacji jednolitej podaje się obniżenie kosztów operacyjnych oraz usprawnienie pracy.

Z pewnością rozwiązania te będą nadal się rozwijać i czeka je ciekawa przyszłość. Producenci wciąż tworzą nowe usprawnienia, a pomaga im w tym informacja zwrotna od klientów, którzy na co dzień korzystają z tych rozwiązań.

3CX – wirtualna centrala telefoniczna

3CX to przykład wirtualnej centrali telefonicznej wysokiej jakości. Rozwiązanie to zostało szerzej opisane tutaj.

Centrala ta oferuje wszystkie możliwości zapewniane przez Unified Communications, jednocześnie współdziałając z obecnie wykorzystywanymi standardami.

Proces instalacji rozwiązań 3CX jest niezwykle prosty, tak samo jak jego eksploatacja. Użytkownik może zdecydować czy wszystkie dane centrali chce przechowywać na serwerze (Windows lub Linux), czy na koncie chmurowym (wiodące usługi chmurowe, na przykład Amazon, Google, Azure).

W ramach centrali otrzymujemy dostęp do wielu funkcjonalności Unified Communications, jest to między innymi specjalna aplikacja 3CX Clients na systemy operacyjne iOS i Android - umożliwia ona bezpłatne połączenia VoIP niezależnie od miejsca, w którym znajduje się użytkownik, a także korzystanie z wygodnych powiadomień push, statusu obecności (jeżeli któryś z pracowników jest niedostępny, jest to jasno zakomunikowane i nie jest konieczne przekierowywanie połączeń) czy telekonferencji.

Użytkownicy mogą także kontaktować się między sobą przy użyciu wygodnego czatu. W ramach centrali 3CX dostępny jest również faks i wiadomości głosowe, które mogą być przesyłane na e-mail, aby dodatkowo usprawnić komunikację.

Faks jest przesyłany w postaci pliku PDF, a wiadomości głosowe mogą być przesyłane, odbierane i odsłuchiwane bezpośrednio z poziomu skrzynki mailowej. Wśród rozwiązań 3CX znaleźć możemy wersję Pro, Enterprise oraz Standard.

Standard to najprostsza z nich – umożliwia jednoczesne wykonywania czterech połączeń. Idealnie sprawdzi się w małych biurach.

Pro i Enterprise to znacznie bardziej zaawansowane licencje, które przeznaczone są dla przedsiębiorstw średniej oraz większej wielkości. W tej licencji udział w wideokonferencji może brać jednocześnie 25 użytkowników, natomiast w wersji standard 10. Czynnikiem, który powinien determinować wybór licencji jest ilość wykonywanych jednocześnie połączęń.

Rozwiązania te różnią się między sobą, dlatego mogą zostać dobrane od indywidualnych potrzeb każdej firmy.

Marka oferuje roczne subskrypcje – w ramach licencji klient otrzymuje także wsparcie techniczne producenta, czyli pomoc zdalną ekspertów w przypadku dowolnych problemów związanych z konfiguracją bądź eksploatacją rozwiązań.

Korzyści wynikające z zastosowania centrali 3CX

• zintegrowane rozwiązania wideokonferencyjne – nie jest konieczne stosowanie dodatkowych, skomplikowanych systemów do prowadzenia wideokonferencji, wszystko zawarte jest w usłudze 3CX i może być obsługiwane intuicyjnie;
• maksymalna redukcja kosztów eksploatacji – zastosowanie jednego, kompleksowego rozwiązania zamiast wielu osobnych systemów pozwala na zaoszczędzenie sporych kwot związanych z eksploatacją takich systemów;
• lokalizacja na własnym serwerze bądź w chmurze – zależnie od preferencji konkretnego przedsiębiorcy centrala może zostać umieszczona zarówno na serwerze znajdującym się w przedsiębiorstwie, jak i w chmurze, również wybranej przez użytkownika;
• instalacja oraz zarządzanie rozwiązaniem we własnym zakresie – eksploatacja centrali 3CX jest tak prosta, że nie wymaga stałego wsparcia profesjonalistów, z pewnością każdy użytkownik poradzi sobie z intuicyjną obsługą tego rozwiązania, co nie tylko usprawnia pracę, ale również zmniejsza ogólny koszt eksploatacji;
• łatwość obsługi konsoli zarządzania – administrator za pomocą kilku kliknięć jest w stanie wprowadzić zmiany takie jak: tworzenie, edytowania i zmiana DIPów, aktualizacja oprogramowania telefonów IP, zdalne odświeżanie i restartowanie telefonów IP, importowanie bądź usuwanie większych grup kontktów;
• możliwość wykonywania połączeń telefonicznych bez opłat – niezależnie od miejsca na świecie, w którym znajdują się pracownicy, mogą oni wykonywać darmowe połączenia telefoniczne poprzez VoIP – umożliwia to owocną współpracę pracowników z różnych oddziałów firmy, także międzynarodowo, a wyeliminowanie kosztów połączeń z pewnością będzie sporą oszczędnością;
• wygodny czat – usługa Instant Messaging, która umożliwia kontakt pomiędzy współpracownikami poprzez wymianę krótkich wiadomości; jest to kolejna forma kontaktu, która ułatwi współpracę pomiędzy oddziałami z różnych miast czy państw.

Podsumowując, rozwiązania Unified Communications to nowoczesne produkty, które umożliwiają usprawnienie komunikacji, a co za tym idzie szybkie i skuteczne realizowanie kolejnych działań. Z pewnością znajdą one zastosowanie w wielu przedsiębiorstwach, które stale się rozwijają i starają się wprowadzać jak najbardziej nowoczesne rozwiązania.

Centrala 3CX jest idealną opcją dla tych użytkowników, którzy chcą mieć możliwość wygodnego zarządzania wykorzystywanymi rozwiązaniami, a także usprawnić pracę i zmniejszyć ogólne koszty eksploatacji.

Powyższy artykuł w krótki i zwięzły sposób przedstawił działanie rozwiązań Unified Communications, a także polecany produkt 3CX. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania związane z tą tematyką, eksperci Thomas it z pewnością z chęcią pomogą każdemu z klientów i udzielą odpowiedzi na te zapytania. Pomagamy naszym klientom w dobraniu odpowiednich rozwiązań do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i wspieramy podczas instalacji, konfiguracji czy eksploatacji. Gorąco zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą produktów do użytku profesjonalnego. Zaufało nam już wiele przedsiębiorstw!