Jaką centralę telefoniczną wybrać?

Działalność nowoczesnego przedsiębiorstwa w dużej mierze opiera się na najróżniejszych wirtualnych strukturach, stworzonych pod kątem potrzeb danej firmy. Do właściwego funkcjonowania konieczna jest między innymi sieć firmowa, która umożliwia komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa, a także poza nim.

Jednym z elementów sprawnie działającej sieci umożliwiającej kontakty jest abonencka centrala telefoniczna, czyli PBX. Nazwa ta jest skrótem angielskiego terminu private branch exchange, który oznacza centralę telefoniczną zarządzaną przez użytkownika. Działanie takiej centrali pozwala na przeprowadzenie rozmów pracowników firmy w sieci wewnętrznej, a zarazem obsługę rozmów przychodzących spoza przedsiębiorstwa oraz wychodzących na zewnątrz.

W dzisiejszych czasach zamiast klasycznych central telefonicznych stosowane są centrale IP, które zamiast łączy telefonicznych potrzebują szerokopasmowego łącza internetowego, aby doprowadzać do skutku połączenia. Wszelkie rozmowy wychodzące są prowadzone poprzez VoIP (Voice over IP), co zmniejsza koszt utrzymania sieci telefonicznej w przedsiębiorstwie.

Nowoczesne centrale PBX, które stają się coraz popularniejsze, umożliwiają integrację kilku różnych rodzajów sieci telefonicznej – może to być zarówno analogowa sieć publiczna, jak i cyfrowa sieć czy GSM bądź VoIP. Posiadają one wiele dodatkowych funkcjonalności, a niektórzy producenci oferują specjalne, przystosowane do specyfiki tych rozwiązań, aparaty telefoniczne.

Wśród nowoczesnych centrali PBX klienci mogą wybierać pomiędzy najróżniejszymi rozwiązaniami. Główny podział tych urządzeń to centrale miejscowe oraz centrale wirtualne. Wybór pomiędzy tymi urządzeniami należy do klienta, natomiast w tym artykule postaramy się przedstawić najistotniejsze zalety obu tych rodzajów central telefonicznych. Zapoznamy Państwa z wyróżniającymi je cechami, porównamy do siebie i zaproponujemy wygodne i niezawodne rozwiązanie dobrane do potrzeb klienta.

Centrala telefoniczna jako urządzenie fizyczne

Centrale miejscowe to urządzenia fizyczne, które znajdują się w przedsiębiorstwie i są częścią sieci firmowej. Jego działanie opiera się na zastosowaniu wirtualnego połączenia poprzez telefonię IP przy wykorzystaniu do przeprowadzenia tej operacji sprzętu fizycznego znajdującego się w biurze. Przykłady takich urządzeń to centrale telefoniczne Slican oraz Platan. Są to wysokiej jakości centrale telefoniczne, które po zamontowaniu i konfiguracji umożliwiają wygodną i sprawną eksploatację przez przedsiębiorstwo. Obie firmy mają w ofercie wiele różnorodnych rodzajów abonenckich central telefonicznych, dzięki czemu każdy z użytkowników może znaleźć dla siebie idealne rozwiązanie.

W ofercie firmy Slican znajdziemy zarówno niewielkie centralki telefoniczne IP do zastosowania w domowym biurze, jak i hybrydowe centrale telefoniczne działające w oparciu o jednorodną zaawansowaną platformę IT. W ofercie marki Platan dostępne są rozwiązania dla małych i średnich firm (korzystny stosunek ceny do funkcjonalności, niski koszt utrzymania) oraz dla większych przedsiębiorstw – te rozwiązania charakteryzują się modułową budową i łatwością rozbudowy.

Przed dokonaniem wyboru takiego urządzenia warto dokładnie zapoznać się ze wszystkimi produktami dostępnymi na rynku, aby znaleźć taki, który idealnie dostosuje się do potrzeb przedsiębiorstwa – w przypadku rozbudowania firmy wciąż będzie spełniać oczekiwanie klienta, nie będzie jednak zbyt drogi w eksploatacji.

Najistotniejsze zalety central miejscowych, na które warto zwrócić uwagę podczas dobierania rozwiązań dla firmy, to:

• stały dostęp do urządzenia – możliwość samodzielnego zadbania o poufność rozmów oraz bezpieczeństwo przesyłanych danych,
• możliwość konfiguracji centrali według własnego uznania,
• wiele nowatorskich funkcjonalności,
• możliwość połączenia biur w różnych lokalizacjach w większą sieć poprzez połączenia telefoniczne,
• współpraca ze specjalistycznym oprogramowaniem (oprogramowanie dla korporacji taksówkarskich czy programy hotelowe bądź oprogramowania dedykowane dla call center),
• dodatkowe zabezpieczenia chroniące przed zdalnymi atakami bądź awariami sieci.

Centrala telefoniczna jako oprogramowanie

Centrala wirtualna połączona jest z siecią w taki sam sposób jak centrala miejscowa, jednak połączenia wykonywane są dzięki serwerom, które są zarządzane przez operatora telefonii IP oferującego konkretne oprogramowanie. Żaden sprzęt fizyczny nie znajduje się w firmie, jego obsługą zajmuje się w 100% operator. Klient w biurze posiada jedynie telefony VoIP, natomiast serwisowaniem i obsługą serwerów zajmują się pracownicy operatora, którzy dbają o to, aby system działał bez zarzutu przez cały czas.

Jednym z polecanych oprogramowań działających jako abonencka centrala telefoniczna jest rozwiązanie 3CX. Jest to centrala telefoniczna IP, która może być hostowana na serwerach lokalnych bądź w chmurze. Rozwiązanie działa w oparciu o otwarte protokoły – współpracuje z telefonami IP oraz dostawcami usług SIP. Centrala 3CX obsługuje Unified Communications, dzięki czemu gwarantuje klientowi możliwość skorzystania z wielu dodatkowych funkcjonalności. Są to między innymi aplikacja kliencka na smartfony (android oraz apple), aplikacja na komputery z system Windows oraz MacOS, chat, status obecności czy możliwość tworzenia konferencji poprzez stronę WWW.

Dlaczego warto zdecydować się na centralę w formie oprogramowania – PBX 3CX? Przede wszystkim dzięki różnorodnym możliwościom gwarantowanym przez Unified Communications! Te funkcjonalności umożliwiają znaczące usprawnienie pracy firmy i gwarantują wygodę, a także niezawodność działania stosowanych rozwiązań. Użytkownicy mogą korzystać z dedykowanej aplikacji 3CX softphone, która umożliwia komunikowanie się przy wykorzystaniu wszystkich zaawansowanych funkcji interfejsu z poziomu smartfona. Specjalne statusy obecności pracowników umożliwiają błyskawiczne sprawdzenie ich dostępności, aby nie było potrzeby tracić czasu na przekierowywanie połączeń i by móc od razu skontaktować się z odpowiednią osobą spośród współpracowników.

Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość przesyłania poczty głosowej oraz faksów na adres e-mail w postaci pliku dźwiękowego bądź PDF. Pracownicy mogą również korzystać z możliwości dodatkowej, szybkiej komunikacji, dzięki funkcji specjalnego czatu - nie jest już konieczne wykorzystywanie komunikatorów zewnętrznych, ponieważ wszystkie funkcjonalności zawarte są w ramach jednej aplikacji. Korzystanie z czatu nie generuje żadnych dodatkowych opłat. Rozwiązanie 3CX jest bardzo wygodne i dostosowane do potrzeb współczesnych użytkowników.

Na jakie zalety wirtualnych centrali VoIP przede wszystkim powinien zwrócić uwagę klient? Te aspekty to między innymi:

• niskie koszty uruchomienia usługi
• niskie koszty utrzymania
• łatwość i szybkość w zarządzaniu
• w przypadku awarii w biurze nadal mamy możliwość wykonywania i odbierania połączeń na smartfonach
• brak konieczności wykonywania napraw fizycznych urządzeń – oszczędność czasu oraz funduszy,
• wyeliminowanie konieczności zakupu dodatkowych serwerów lub dedykowanych urządzęń do firmy,
• możliwość rezygnacji z zatrudniania dodatkowych pracowników, którzy mieliby zajmować się tylko obsługą fizycznej centrali telefonicznej,
• łatwość eksploatacji i szybka konfiguracja – użytkowanie rozwiązań wirtualnych jest intuicyjne i wygodne,
• oszczędności spowodowane obniżeniem kosztów rachunków telefonicznych,
• zagwarantowana pomoc specjalistów w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów związanych z działaniem centrali 3CX,
• możliwość pracy zdalnej – udostępnienie pracownikom indywidualnych numerów pracowniczych, co umożliwia im pracę w dowolnym czasie z dowolnego miejsca na ziemi.

Jaką centralę telefoniczną wybrać?

Wielu użytkowników z pewnością staje przed dylematem – na który rodzaj centrali telefonicznej się zdecydować? Czy powinna to być centrala wirtualna, czy miejscowa? W tym aspekcie najistotniejsze są oczywiście indywidualne potrzeby danego klienta. Każda firma ma swoją specyfikę i wygodniejsze może się dla niej okazać inne rozwiązanie, niż dla konkurencyjnych przedsiębiorstw.

Z pewnością istotne jest to, w jakim środowisku będzie wykorzystywana telekomunikacja w przedsiębiorstwie. Na pewno wybierając rozwiązanie PBX dla firmy warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. Istotne może okazać się zmniejszenie kosztów eksploatacji centrali telefonicznej, które może zapewnić zastosowanie centrali w formie oprogramowania, jak na przykład rozwiązanie wirtualnej centrali telefonicznej 3CX. Centrale wirtualne są po prostu rozwiązaniem bardziej przyszłościowym, które eliminuje konieczność zakupu dodatkowych (kosztownych oraz zajmujących przestrzeń) urządzeń, a także pozwala na zmniejszenie ogólnych kosztów operacyjnych firmy, między innymi dzięki uniknięciu zatrudnienia dodatkowych pracowników obsługi technicznej.

Nie można też zapomnieć o najistotniejszej zalecie, która decyduje o przewadze centrali wirtualnej nad fizyczną – centrala PBX 3CX pozwala na zdalną pracę wszystkich pracowników firmy, dzięki czemu projekty mogą być realizowane szybciej i sprawniej, a oddziały z różnych lokalizacji na całym świecie mogą współpracować ze sobą w wygodny sposób, nie generując dodatkowych kosztów dla przedsiębiorstwa.

Mamy nadzieję, że lektura powyższego artykułu przybliżyła Państwu tematykę abonenckich central telefonicznych i pozwoliła na zapoznanie się z różnymi możliwościami oferowanymi klientom. Jeżeli są Państwo zainteresowani wykorzystaniem centrali PBX w swoim przedsiębiorstwie, zachęcamy do skontaktowania się z konsultantami thomas it, którzy z pewnością pomogą w dobraniu najodpowiedniejszego rozwiązania i udzielą odpowiedzi na wszelkie pytania.

Firma thomas it oferuje możliwość darmowego przetestowania przez 90 dni usługi PBX 3CX, aby sprawdzić czy spełnia ona oczekiwania klienta.